ผู้เขียน หัวข้อ: การดูแลเครื่อง Fax อย่างถูกวิธี  (Read 12 times)

ririnrinlada

  • Newbie
  • *
  • กระทู้: 16
    • ดูรายละเอียด
เครื่องโทรสารหรือ Fax คือ เครื่องไม้เครื่องมือที่ปฏิบัติหน้าที่ซีร็อกเอกสารให้อยู่ในแบบดิจิตอลแล้วก็เปลี่ยนแปลงข้อมูลดิจิตอลให้เปลี่ยนเป็นข้อมูลลงบนกระดาษ ซึ่งข้อมูลดังที่ได้กล่าวผ่านมาแล้วสามารถส่งผ่านทางสายโทรศัพท์จากแฟกซ์เครื่องหนึ่งไปยังเครื่องโทรสารอีกเครื่องหนึ่งได้ แม้ว่าจะมีระยะทางที่ห่างไกลกันมากก็ตามช่วยย่นระยะเวลาสำหรับเพื่อการส่งข้อมูลข่าวสารที่ควรมีการพิมพ์ออกมาเป็นหลักฐานรับรอง เป็นต้นว่า สำเนาข้อตกลง สำเนาทะเบียนบ้าน สำเนาเช็ค สำเนาใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น 



เครื่องแฟกซ์หรือเครื่องโทรสารที่จำเป็นต่อสำนักงาน




แฟกซ์สามารถใช้โทรติดต่อได้ราวกับโทรศัพท์ทั่วไป แม้กระนั้นตัวเครื่องจะมีส่วนที่ทำหน้าที่ในการรับ-ส่งเอกสาร คือ น้ำหมึกพิมพ์ที่ปฏิบัติหน้าที่พิมพ์ข้อมูลดิจิตอลที่ได้รับมาลงบนกระดาษ เครื่องสแกนเอกสารสำหรับเปลี่ยนเอกสารให้เป็นข้อมูลดิจิตอลสำหรับในการส่ง เครื่อง Fax สามารถรับเอกสารได้ 2 แบบ คือ

แบบอัตโนมัติ คือ ผู้ใช้ทำการตั้งค่าให้เครื่องปฏิบัติหน้าที่รับและส่งเอกสารได้โดยทันที โดยที่ไม่มีความจำเป็นต้องทำกดปุ่มเพื่อรับเอกสาร เหมาะกับหน่วยงานหรือหน่วยงานที่ต้องรับโทรสารเป็นประจำ ซึ่งเครื่องแฟกซ์อย่างนี้จะไม่สามารถที่จะรับสายสนทนาได้

แบบครึ่งอัตโนมัติ เป็น เครื่องแฟกซ์ที่ผู้รับจำเป็นที่จะต้องกดปุ่มรับก่อน ก็เลยจะสามารถรับเอกสารจากผู้ส่งได้ เพราะฉะนั้นผู้ต้องการส่งโทรสารจำเป็นจะต้องโทรเข้ามาแจ้งกับผู้รับเอกสารว่าต้องการส่งโทรสารก่อน ผู้รับเอกสารจึงจะกระทำกดปุ่มเพื่อรับเอกสารถัดไป

จากความรู้ความเข้าใจของแฟกซ์ที่ทำการส่งเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะอยู่ใกล้หรือไกลทำให้เครื่องแฟกซ์มีการใช้งานจำนวนมาก แต่การใช้แรงงานที่ไม่เหมาะสมทำให้เครื่องโทรสารความเสียหายได้ง่าย อายุการใช้งานของเครื่องสั้นลง ซึ่งการใช้งานเครื่องโทรสารที่ดีมีดังนี้
เลือกเครื่อง Fax ให้เหมาะสมกับการใช้แรงงาน เครื่องแฟกซ์มีการใช้งานกระดาษอยู่ด้วยกัน 2 แบบ เป็น แบบ Thermal Paper ที่มีลักษณะเป็นม้วนกลม ตัวกระดาษด้านหนึ่งมีความเงาอีกด้านไม่เงา เนื่องจากว่ามีการฉาบสารเคมีที่เมื่อได้รับความร้อนจากแกนความร้อนส่งไปยังกระดาษ กระดาษส่วนที่ได้รับความร้อนจะปรากฏเป็นใจความแสดงขึ้นมา กับแบบกระดาษปกติ ที่เราสามารถใช้กระดาษ A4 ทั่วๆไปสำหรับในการรับเอกสาร โดยเครื่องจะกระทำใช้น้ำหมึกพิมพ์ในเครื่องทำพิมพ์เอกสารออกมาคล้ายกับเครื่องพิมพ์นั่นเอง การเลือกใช้กระดาษขึ้นอยู่กับรูปแบบของการนำไปใช้งานว่าเป็นแบบใด ถ้าเกิดมีการส่งเอกสารมากกว่าการรับเอกสาร ควรจะเลือกใช้กระดาษแบบ Thermal Paper กับแกนความร้อนเนื่องจากแกนความร้อนมีความคงทนถาวรมีอายุการใช้แรงงานที่นาน แม้กระนั้นลักษณะของเอกสารที่ได้จะมีความแหลมคมชัดน้อย และก็ซีดเผือดจางในระยะเวลาอันรวดเร็วทันใจ แม้กระนั้นหากมีการรับเอกสารที่ปรารถนาความคมชัด ควรที่จะเลือกใช้กระดาษ A4 สำนักงานพิมพ์ด้วยหมึกพิมพ์ เพราะเหตุว่าเอกสารที่ได้จะมีความคมชัด ไม่ซีดจางสามารถเก็บรักษาได้นาน แต่ว่าถ้าไม่มีการใช้งานน้ำหมึกพิมพ์เป็นระยะเวลานาน หัวเข็มหนปฏิบัติหน้าที่ฉีดหมึกพิมพ์อาจเกิดการตันทำให้ไม่สามารถที่จะกระทำการพิมพ์เอกสารได้ ก็เลยเหมาะสมกับงานที่มีการรับเอกสารบ่อยๆนั่นเอง
ควรจะน้ำหมึกพิมพ์ที่เหมาะสม แฟกซ์แต่ละรุ่นจะมีการกำหนดประเภทของน้ำหมึกพิมพ์ที่สามารถประยุกต์ใช้งานกับเครื่องได้ ว่ามีรุ่นใด แบบใด แบรนด์ใด ซึ่งส่วนใหญ่เครื่องแฟกซ์แบรนด์ใดก็ควรที่จะใช้น้ำหมึกพิมพ์แบรนด์นั้น เนื่องจากว่าคุณสมบัติของหมึกจะได้รับการออกแบบมาให้เหมาะสมกับเครื่องพิมพ์อยู่แล้ว การใช้หมึกพิมพ์คนละแบรนด์หรือน้ำหมึกพิมพ์ที่มีราคาถูกอาจจะทำให้เข็มพิมพ์มีการอุดตันจากน้ำหมึกพิมพ์ที่ไม่ได้ประสิทธิภาพได้
ทำความสะอาดอยู่เป็นประจำ เครื่อง Fax จะมีไฟฟ้าสถิตเกิดขึ้น ทำให้มีการเกาะของฝุ่นละอองเกิดมาก ซึ่งฝุ่นผงเหล่านี้ถ้าไปติดที่หัวเข็มฉีดน้ำหมึกหรือแกนความร้อนแล้ว จะก่อให้การพิมพ์เอกสารเกิดความไม่ปกติได้ โดยเหตุนั้นก็เลยจำเป็นที่จะต้องทำความปัดฝุ่นที่เครื่องโทรสารอยู่เป็นประจำทุกวี่วันเพื่อป้องกันการสะสมของฝุ่น
การดูแลเครื่องแฟกซ์เป็นเรื่องง่ายแต่ว่าจำเป็นต้องอาศัยความตั้งใจตั้งแต่แนวทางการเลือกใช้เครื่องให้เหมาะสมกับลักษณะการใช้งาน โดยถ้าเน้นส่งควรเลือกเครื่อง Fax ที่ใช้กระดาษแบบ Thermal Paper กับแกนความร้อน แต่ถ้าเกิดต้องการรับเอกสารควรจะเลือกใช้กระดาษกับน้ำหมึกพิมพ์และอย่าลืมทำความสะอาดเครื่องทุกวัน เพราะนอกจากจะช่วยทำให้อายุการใช้งานของเครื่องโทรสารเพิ่มขึ้นแล้ว ยังช่วยอดออมงบประมาณสำหรับเพื่อการจัดซื้อและซ่อมเครื่องได้อีกด้วย